Để bàn giao Google Drive khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp cần kiểm kê tài liệu, xác định quyền sở hữu và kiểm tra quyền truy cập của người tiếp nhận trước khi kết thúc tài khoản. Shared drives (bộ nhớ dùng chung) giúp tổ chức quản lý tài liệu của đội ngũ; một thư mục được chia sẻ trong My Drive không tự trở thành Shared drive.
Vì sao thư mục đã chia sẻ vẫn cần bàn giao?
Theo hướng dẫn Google, tài liệu trong Shared drives thuộc tổ chức và vẫn tồn tại khi thành viên rời đi. My Drive có cơ chế sở hữu khác. Vì vậy, hãy kiểm tra nơi lưu thực tế của từng tài liệu thay vì chỉ nhìn danh sách người được chia sẻ.
Ví dụ giả định: một nhân viên kinh doanh lưu báo giá trong My Drive và gửi liên kết cho cả phòng. Người quản lý nhìn thấy thư mục nhưng chưa có nghĩa toàn bộ hồ sơ đã thuộc bộ nhớ chung của công ty.
Checklist bàn giao gồm năm bước
- Kiểm kê theo nghiệp vụ. Lập danh sách báo giá, hợp đồng, bảng theo dõi và tài liệu dự án. Ghi URL, người sở hữu, nơi lưu và người tiếp nhận. Bao gồm biểu mẫu, tệp đính kèm và liên kết mà đồng nghiệp đang sử dụng.
- Phân loại quyền sở hữu. Tách tài liệu của tổ chức, tài liệu bên ngoài và dữ liệu cá nhân. Với tệp thuộc khách hàng hoặc đối tác, cần thống nhất quyền truy cập với chủ sở hữu; không coi mọi tệp nhân viên nhìn thấy là tài sản có thể chuyển.
- Chọn cách bàn giao phù hợp. Đưa tài liệu đội ngũ vào Shared drive khi gói dịch vụ, quyền và loại tệp cho phép; các trường hợp khác cần quản trị viên đánh giá cách chuyển quyền hoặc lưu trữ. Kiểm thử một nhóm nhỏ trước khi di chuyển nhiều tệp.
- Kiểm thử bằng tài khoản tiếp nhận. Mở liên kết từ hồ sơ cũ; thử đọc, chỉnh sửa hoặc tải xuống đúng phạm vi cần thiết. Kiểm tra riêng người dùng ngoài công ty. Một danh sách quyền đẹp chưa chứng minh công việc tiếp tục được.
- Xác nhận và thu hồi quyền. Người phụ trách nghiệp vụ ký nhận danh mục. IT xử lý tài khoản, nhóm và quyền chia sẻ theo quy trình nghỉ việc, đồng thời lưu biên bản và các ngoại lệ chưa giải quyết.
Chọn quyền đủ dùng, tránh cấp Manager cho mọi người
Google phân biệt Manager, Content manager, Contributor, Commenter và Viewer. Quyền phù hợp tùy việc người dùng cần thực hiện; đối chiếu bảng quyền Shared drives trước khi cấp. Người chỉ cần đọc tài liệu không cần quyền quản lý thành viên.
Biên bản cần ghi gì?
- URL tài liệu và vị trí lưu sau bàn giao.
- Người tiếp nhận, quyền cần có và kết quả kiểm thử.
- Ngoại lệ: tệp bên ngoài, liên kết lỗi hoặc dữ liệu chưa phân loại.
- Ngày xác nhận và người chịu trách nhiệm xử lý phần còn lại.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ chia sẻ thư mục My Drive đã đủ chưa?
Chưa. Chia sẻ quyền truy cập không đồng nghĩa thay đổi quyền sở hữu. Cần kiểm tra từng nhóm tài liệu và xác nhận người tiếp nhận làm việc được.
Shared drives có thay thế sao lưu không?
Không nên coi bộ nhớ dùng chung là toàn bộ kế hoạch phục hồi. Doanh nghiệp vẫn cần chính sách lưu giữ, sao lưu và kiểm thử khôi phục phù hợp với dữ liệu quan trọng.
Nên bắt đầu từ đâu?
Chọn một phòng ban, lập danh mục và chạy thử quy trình trước đợt thay đổi nhân sự tiếp theo. Theo dõi số liên kết lỗi và số tài liệu chưa có người tiếp nhận để biết phần nào còn thiếu.
Cần rà soát cấu trúc Drive của công ty? Xem dịch vụ Google Workspace của Việt Nis hoặc gửi yêu cầu tư vấn kèm số người dùng, nơi lưu hiện tại và thời điểm dự kiến bàn giao. Gọi 0888 728 730.
Leave a Reply